Algemene voorwaarden bijeenkomsten

Bij de aanmelding bij een evenement of Evenement van VHG, gaat u akkoord met deze
algemene voorwaarden. Deze voorwaarden zijn dan van toepassing op uw inschrijving.
In deze voorwaarden zijn uw en onze rechten en verplichtingen verder uitgewerkt. Lees
ze dan ook goed door, voordat u zichtzelf inschrijft of aanmeldt voor een evenement.

Artikel 1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
a) Evenement(en): de congressen, symposia, cursussen, trainingen, nascholing en
andere (regio)bijeenkomsten, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie
centraal staat;
b) VHG: de Koninklijke Vereniging van Hoveniers en Groenvoorzieners, gevestigd te
Ede;
c) Deelnemer: een (rechts)persoon die zich inschrijft voor een door VHG aangeboden
Evenement;
d) Voorwaarden: deze algemene voorwaarden.
e) Overeenkomst: een overeenkomst tussen VHG en een deelnemer, waarop deze
voorwaarden van toepassing zijn.

Artikel 2. Toepasselijkheid en totstandkoming van de Overeenkomst
2.1 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle Overeenkomsten met VHG m.b.t. de
deelname aan een Evenement. Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn slechts
geldig, wanneer dit expliciet en schriftelijk is bevestigd door VHG.
2.2 Een Overeenkomst tussen VHG en een Deelnemer komt tot stand door
ondertekening/verzending van het (online) inschrijvingsformulier of door schriftelijke
bevestiging door VHG aan de Deelnemer van diens aanmelding voor een
Evenement.
2.3 Inschrijvingen/aanmeldingen worden op volgorde van binnenkomst behandeld. In
geval van overtekening wordt een reservelijst gehanteerd. Hierover ontvangt de
Deelnemer telefonisch of per mail bericht.

Artikel 3. Betaling(svoorwaarden)
3.1 De kosten voor deelname aan een Evenement zijn, tenzij anders aangegeven, altijd
exclusief BTW en overige kosten – zoals eventueel studiemateriaal, drank en/of
lunch/diner.
3.2 De kosten voor deelname aan een Evenement worden vooraf gefactureerd. Is er
geen specifieke betalingstermijn overeengekomen bij inschrijving, dan dient betaling
binnen 30 dagen plaats te vinden.
3.3 Indien de Deelnemer niet tijdig voldoet aan de betalingsverplichting, behoudt VHG
zich het recht voor de Deelnemer uit te sluiten van deelname aan het Evenement,
onverminderd de verplichting van de Deelnemer om zijn betalingsverplichtingen
jegens VHG na te komen, overeenkomstig de Overeenkomst.
3.4 Bij niet-tijdige of onvolledige betaling is de Deelnemer alle (incasso)kosten en
rentevergoedingen verschuldigd die VHG moet maken om haar vordering te
incasseren.

Artikel 4. Annulering of het verplaatsen van een Evenement door VHG
4.1 VHG behoudt zich het recht voor een Evenement te annuleren of te verplaatsen (qua
datum en/of locatie) indien daartoe door VHG voldoende reden aanwezig wordt
geacht – zoals onvoldoende opkomst of interesse. VHG is niet aansprakelijkheid
voor door een eventuele annulering of verplaatsing ontstane schade en/of kosten.
4.2 VHG zal annuleringen of verplaatsingen zo spoedig mogelijk, doch tenminste 2
werkdagen voor aanvang aan het Evenement aan de Deelnemer bekend te maken.
4.3 Bij annulering door VHG worden de reeds betaalde bedragen door de Deelnemer
volledig terugbetaald door VHG.
4.4 Indien VHG besluit (een gedeelte van) een Evenement op een andere locatie te laten
plaatsvinden dan de oorspronkelijke, vindt geen restitutie plaats. Bij een
datumwijziging van een Evenement door VHG, heeft de Deelnemer het recht VHG
binnen 5 werkdagen kenbaar te maken zijn inschrijving kosteloos te annuleren,
indien de nieuwe datum de Deelnemer niet schikt.
4.5 Indien de behoorlijke nakoming door VHG ten gevolge van overmacht niet mogelijk
(zoals maar niet beperkt tot het afzeggen of niet opdagen van (gast)docenten,
sprekers, werkstaking, vervoersproblemen, wanprestaties van leverancier, natuur-en of kernrampen,
oorlog en of oorlogsdreiging, terroristische acties en of
aanslagen) heeft VHG het recht de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten
dan wel de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te annuleren, zonder tot
schadevergoeding gehouden te zijn.

Artikel 5. Annulering of wijziging door deelnemer
5.1 De Deelnemer heeft het recht deelname aan een Evenement te annuleren.
Annuleren kan enkel schriftelijk of per e-mail plaatsvinden.
5.2 Tenzij anders wordt aangegeven in de specifieke informatie van het Evenement
wordt bij annulering:
a) tot 4 werkdagen voor aanvang van een Evenement door VHG geen kosten in
rekening gebracht en zal het eventueel betaalde inschrijfgeld aan de
Deelnemers geretourneerd worden;
b) binnen 4 werkdagen voor aanvang van het Evenement door VHG (ongeacht of
voor het Evenement een vergoeding/inschrijfgeld is voldaan of geldt) een
vergoeding van € 75,- ex BTW in rekening gebracht en/of verrekend met het
eventueel betaalde inschrijfgeld. Een eventueel verschil wordt aan de
Deelnemers geretourneerd of alsnog in rekening gebracht. Het bepaalde in
artikel 3 is hierop van overeenkomstige toepassing.
5.3 Wanneer een Deelnemer zonder te annuleren een Evenement niet bijwoont (no-show) is
de Deelnemer (onverminderd) verplicht 100% van de deelnemerskosten te
betalen. Indien voor het Evenement geen deelnemerskosten gelden, is het bepaalde
in sub b) van het vorige lid van toepassing en is de Deelnemer een no-show
vergoeding verschuldigd van € 75,- ex BTW – tenzij anders wordt aangegeven in de
specifieke informatie van het Evenement.
5.4 Tenzij deelname aan een Evenement persoonsgebonden is en/of er specifieke
toelatingsvoorwaarden gelden, is de Deelnemer gerechtigd om een andere persoon
dan de Deelnemer aan het Evenement deel te laten nemen. De Deelnemer draagt er
zorg voor dat deze Voorwaarden tevens op deze andere deelnemer worden
overgedragen/geaccepteerd en VHG dient tijdig en schriftelijk van deze wisseling in
kennis te worden gesteld. VHG is gerechtigd om hieromtrent administratiekosten in
rekening te brengen.

Artikel 6. Privacy
6.1 VHG verwerkt de door de Deelnemer verstrekte persoonsgegevens in
overeenstemming met de privacyverklaring van VHG, zoals te vinden op onze
website https://www.vhg.org/privacyverklaring.
6.2 Door het aangaan van de Overeenkomst verleent de Deelnemers tevens
toestemming aan VHG voor de bewerking en het delen van persoonsgegevens met
derden voor het opstellen van de presentielijst, maken van badges, certificaten van
deelname en/of evaluatie van het Evenement.

Artikel 7. Aansprakelijkheid
7.1 Behalve in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van VHG of haar
ondergeschikten, zijn de volgende beperkingen op de aansprakelijkheid van VHG
van toepassing.
7.2 VHG is enkel aansprakelijk voor eventuele direct schade en nimmer voor indirecte
schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen
en/of schade door bedrijfsstagnatie.
7.3 De aansprakelijkheid van VHG, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot maximaal
het bedrag dat de Deelnemer aan VHG heeft voldaan t.a.v. de toegang tot het
Evenement.
7.4 Indien het bepaalde in het vorige lid in rechte geheel of gedeeltelijk geen stand
houdt, geldt dat de totale aansprakelijkheid van VHG – ongeacht de grondslag en
ook bij een samenloop van gebeurtenissen – in ieder geval beperkt is tot een
maximum van € 5.000,=, doch nimmer meer dan het bedrag dat door de door VHG
afgesloten verzekering in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd. De exacte
dekking en polisvoorwaarden kunnen op verzoek bij VHG worden opgevraagd.
7.5 VHG is niet aansprakelijk voor schade, welke (direct of indirect) is veroorzaakt
doordat de Deelnemer niet heeft voldaan aan zijn uit deze Overeenkomst
voortvloeiende verplichting of doordat de door Deelnemer verstrekte informatie niet
juist, volledig of betrouwbaar was.
7.6 Enige claim, aansprakelijkheid of vordering dient schriftelijk en deugdelijk
gespecificeerd te zijn gemeld bij VHG binnen een termijn van 2 maanden nadat de
Deelnemer bekend is geworden óf in alle redelijkheid had kunnen zijn met de
schade. Het recht van de Deelnemer vervalt en/of de Deelnemers doet hierbij
afstand van diens recht om VHG aansprakelijk te stellen en schade te vorderen na
verloop van de voornoemde termijn.
7.7 Indien de Deelnemer enig aan de Overeenkomst verbonden risico’s (zelf) heeft
verzekerd, vrijwaart de Deelnemer VHG hierbij voor deze schades en doet afstand
van eventuele (regres)vorderingen.
7.8 VHG kan bij de organisatie van een Evenementen derden/externe partijen inzetten
om het Evenementen inhoud en vorm te geven. VHG is niet aansprakelijk voor de
juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie en deze derde kan in een
voorkomend geval, rechtstreeks een beroep doen op deze Voorwaarden.
7.9 De Deelnemer is gehouden en verplicht zich tijdens het Evenement te gedragen
overeenkomstig de (door VHG gestelde) richtlijnen of gedragsregels. Indien de
Deelnemers schade toebrengt aan een andere deelnemer of (indirect) aan VHG of
een derde, is de Deelnemer gehouden deze schade te vergoeden.

Artikel 8. Auteursrechten
8.1 Alle rechten van intellectuele eigendom die rusten op of verbonden zijn met het
Evenementen en op alle in verband daarmee door of namens VHG of derden
uitgegeven of verstrekte documentatie, brochures, bestanden, presentaties etc.
berusten uitsluitend bij respectievelijke deze eigenaar/derde en/of VHG.
8.2 Alle tijdens, na of in het kader van het Evenement verstrekte informatie en
(werk)materiaal is uitsluitend bedoeld voor eigen gebruik van de Deelnemer of zijn
organisatie. Het is de Deelnemer niet toegestaan de verkregen informatie/materiaal
hierbuiten op enigerlei wijze geheel of ten dele te verveelvoudigen of openbaar te
maken, behoudens na voorafgaande schriftelijke toestemming van VHG en/of de
eigenaar. De Overeenkomst met de Deelnemer strekt op geen enkele wijze tot
overdracht van enig recht van intellectuele eigendom ten aanzien van de
Evenementen en de in het kader daarvan door of namens VHG of derden
aangeboden informatie, noch tot enig licentierecht, tenzij uitdrukkelijk anders
overeengekomen.
8.3 Bij Deelname aan een Evenement, gaat de Deelnemers akkoord met het maken én
gebruiken van fotomateriaal voor website, magazines, social media en dergelijke
door VHG.

Artikel 9. Overige bepalingen
Op alle Overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Indien een
geschil ontstaat, kan dit geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het
arrondissement Gelderland.

Ede, november 2025